Planning

Begroting

Eerste rapportage

Voortgang van onze planning 2e rapportage:

  • Het totale aantal processen dat we lean maken is begin 2017 teruggebracht naar 33. Dit zijn de (externe) klantprocessen en de belangrijkste (interne) bedrijfsprocessen. We kiezen hiermee voor kwaliteit en verbeteren met aandacht. Dit betekent dat we niet langer 25 processen per jaar lean maken, maar een lager aantal. Van de 33 belangrijkste processen hebben we er tot nu toe15 lean gemaakt. Voor 9 processen loopt nog een traject of daar gaan we binnenkort mee starten. Daarmee zitten we op een voortgang van 73% en zijn we goed op schema om eind 2018 alle belangrijke processen lean te hebben.

Waar mogelijk vragen we inwoners of ondernemers om met ons mee te denken bij het verbeteren van de processen. We hebben dat bijvoorbeeld gedaan bij de evenementenvergunning, de drank- en horecavergunning, de omgevingsvergunning en bij het proces begraven.

  • Onze uitdaging is dat alle 33 processen vanaf 1 januari 2019 continu worden verbeterd. Dat betekent dat kernteams minimaal één keer per week bij elkaar komen om (nieuwe) verbeteringen door te voeren. Op basis van de voortgang verwachten we deze uitdaging ook te realiseren.
  • Het trainen van medewerkers op klantgerichtheid maakt onderdeel uit van het opleidingenprogramma. Het uitnodigen van inwoners en ondernemers in het kader van de leantrajecten draagt ook bij aan een betere klantgerichtheid.
  • Tot en met het derde kwartaal van 2017 zijn 29 medewerkers op andere werkzaamheden ingezet of zijn afspraken gemaakt over beweging naar de toekomst.
  • In de begroting 2018 maken we  lokaal sturen op geluk expliciet: we benoemen hoe we dat doen.
  • Met tientallen collega’s schreven we een boek over onze ervaring in lokaal sturen op geluk. Hierin lezen we terug wat collega's intussen geleerd hebben over hoe zij bijdragen aan geluk.
  • Onze kennis en ervaring op dit gebied deelden we op 5 oktober 2017 tijdens ons congres voor bestuurders en beleidsmakers van andere gemeenten en onze eigen collega’s. Ook hier deelden we de ervaring die we intussen hebben opgedaan.
  • Met dit congres hebben we zo’n 300 bezoekers getrokken. Ook landelijke (Nieuwsuur, Trouw) en lokale media (NHD, SchagenFM) toonden hun interesse. Het Ministerie van VWS wil ons voorbeeld graag delen, zodat andere gemeenten van ons kunnen leren. Dat wij sturen op geluk krijgt landelijk bekendheid.
  • Door deze activiteiten zien we dat medewerkers en bestuurders steeds concreter onze bijdrage aan geluk kunnen benoemen en sturen. Daarnaast heeft bewustwording rondom dit onderwerp  effect op steeds meer medewerkers. Dit effect is dat zij trots zijn om in hun werk te mogen bijdragen aan het geluk van inwoners.

De projecten lean, klantgerichtheid, in beweging en geluk maken deel uit van het programma Bewegen naar de klant. Dit programma loopt door tot 1 juni 2018. Op dat moment zullen wij ons in een eindrapportage verantwoorden over de behaalde resultaten, de bestede gelden en de gerealiseerde bezuiniging op de apparaatskosten.

Planning

Onze planning is (begroting):

  • we maken in 2017 25 processen lean en betrekken waar mogelijk onze inwoners en bedrijven.
  • we zorgen voor continue verbetering van alle lean gemaakte processen.
  • we trainen op houding en gedrag van de medewerkers binnen de participatietrajecten Leefbaarheidsplan Dirkshorn en Tuitjenhorn.
  • we verzorgen trainingen en cursussen op basis van de 7 thema’s uit de visie op klantgerichtheid.
  • kennis en onderzoeksgegevens gebruiken we om binnen het programma en in het reguliere werk van de gemeente Schagen bij te dragen aan het geluk van inwoners, ondernemers en medewerkers.
  • we vergroten het bewustzijn van medewerkers over welk effect hun werk heeft op het geluk van inwoners en collega's.

Planning

Voortgang van onze planning 1e rapportage:

  • We maken per jaar minder processen lean dan in de begroting staat, maar we liggen nog wel goed op schema om in 2018 alle processen lean te hebben. Van de in totaal 41 processen zijn er nu 16 lean gemaakt. Voor 14 processen loopt een traject of daar gaan we binnenkort mee starten. Daarmee zitten we op een voortgang van 73%.

Waar mogelijk vragen we inwoners of ondernemers om met ons mee te denken bij het verbeteren van de processen. We doen dat bij voorbeeld bij de drank- en horecavergunning en de evenementenvergunning.

  • Voor de processen waar we nu mee bezig zijn gaan we net zolang door met verbeteren tot het gewenste resultaat is bereikt. De processen die we eerder lean hebben gemaakt en op dit moment niet verder worden verbeterd gaan we de komende periode nieuw leven inblazen. Ons doel is dat alle processen vanaf 1 januari 2019 continu worden verbeterd.
  • Een training op houding en gedrag voor de participatietrajecten is gegeven. Tot nu toe is deze training  gevolgd door onder anderen een aantal inwoners vanuit de dorpen Dirkshorn en Tuitjenhorn, een afvaardiging van de raad, het MT, het college en medewerkers. Evaluatie van de participatietrajecten en de gevolgde training volgt eind 2017.
  • Onze medewerkers volgen diverse klantgerichtheidstrainingen. Dit zijn teamtrainingen (bijvoorbeeld informele aanpak), mogelijkheden tot meeloopuren bij de Telefonie (daar waar we onze klant écht aan de lijn hebben) of algemene trainingen waar elke medewerker zich individueel op kan inschrijven via onze leeromgeving.
  • We zijn gestart met het maken van keuzes op basis van de kennis uit de onderzoeken naar geluk die we gedaan hebben. Dat betekent onder andere dat we begrotingskeuzes op basis hiervan willen maken voor 2018 en verder.
  • Steeds vaker zien we dat medewerkers hun bijdrage aan het geluk van onze inwoners spontaan benoemen, meenemen in hun afwegingen of dit meenemen in communicatie met inwoners.