Personeel & Organisatie (P&O)

Taakstelling op koers
De taakstelling op apparaatskosten van 1,5 miljoen zal worden gehaald. Voor 2017 wordt  structureel € 231.000 gerealiseerd op de loonkosten.
De afgelopen periode is een slag gemaakt met Strategische Personeelsplanning (SPP) om te anticiperen op de toekomst met betrekking tot benodigde vaste formatie en flexibele schil.

Van vaste formatie naar flexibele schil
Gelet op de ontwikkelingsopgave van de organisatie is er vaker voor gekozen om de formatie tijdelijk in te vullen of dienstverbanden tijdelijk uit te breiden. Deze oplossingen worden ook toegepast bij projecten en bij pieken in het werk en bij langdurig ziekteverzuim. Hierdoor neemt de vaste bezetting af en de flexibele bezetting toe.
In de eerste 3 kwartalen bedroeg de flexibele schil 16,25 % van de loonkosten. Landelijk was dit in 2016 volgens de Personeelsmonitor van het A+O-fonds 16% van de loonsom dat gemiddeld werd uitgegeven door gemeenten van vergelijkbare omvang.

Trainees
We hebben in de zomer drie trainees geworven voor de duur van 2 jaar, die met heel veel enthousiasme aan de slag zijn gegaan.

Ziekteverzuim
Het ziekteverzuim over de eerste 3 kwartalen bedroeg gemiddeld 5,36 %. Landelijk was dat voor in 2016 volgens de Personeelsmonitor van het A+O-fonds 5,1% in gemeenten van vergelijkbare omvang. Er is landelijk sprake van een stijgende trend en bij ons van een dalende trend. Onze doelstelling was 4%, maar dat gaan we dit jaar helaas niet halen gezien het aantal langdurig zieken. Het verzuim is te hoog en dat is niet acceptabel.
Het relatief hoge ziekteverzuimcijfer wordt veroorzaakt door de categorie ‘extra langdurend verzuim’ (meer dan 12 maanden). Dat is 1,83 %. Landelijk was dat 0,8% in 2016. In Schagen zijn bovengemiddeld veel langdurig zieken. De overgrote meerderheid hiervan heeft zeer ernstige fysische en fysiologische problemen. Het gaat dus niet om stress of burn-out problematiek.
Voor de ziekteverzuimbegeleiding van medewerkers is veel aandacht. Ons beleid gaat sterk uit van wat een persoon nog wel kan. Men wordt gemotiveerd om zoveel als kan aan het werk te blijven of betrokken te blijven bij de organisatie. We blijven nog meer inzetten op het verscherpen van  preventieve maatregelen, waaronder het vroegtijdig signaleren. We blijven veel aandacht geven aan het kortdurend en middellang verzuim, dat vaak een voorloper is van lang verzuim.

Opleidingen
Wij zijn trots op het enthousiasme van medewerkers die zich willen ontwikkelen! Met behulp van de Ontwikkelnavigator hebben tot en met het derde kwartaal 887 personen deelgenomen aan diverse trainingen en opleidingen, die in-company zijn verzorgd. Met name de trainingen Nieuwe energie, Psychologie op de werkvloer en Projectmatig werken zijn goed bezocht.

Naast de trainingen via de Ontwikkelnavigator hebben ook diverse medewerkers vakinhoudelijke trainingen en themadagen bezocht. Ongeveer 100 medewerkers hebben deelgenomen aan deze individuele opleidingen, dit loopt uiteen van het bezoek aan congresdagen en assessments tot technische trainingen en master-opleidingen.
Verder hebben er diverse individuele- en team coaching sessies plaatsgevonden en waren er trainingen als Bestuurlijke stukken schrijven, Informele aanpak en Veilig werken in het kader van het project Bewegen naar de klant.
Het op ontwikkeling gerichte opleidingsbeleid werpt vruchten af.

Huisvesting

In het voorjaar van 2017 is de organisatie verhuisd naar het pand Laan 19. De locaties Westerpark 20 en Oostwal 2 zijn afgestoten. Het pand is nu een half jaar in gebruik. Er zullen nog een paar kleine aanpassingen plaatsvinden naar aanleiding van het gebruikersonderzoek dat in de zomer is gehouden. Daarnaast zal volgend jaar de raadszaal aangepast worden waardoor deze meer multifunctioneel kan worden ingezet.

In de nota van uitgangspunten heeft de raad al € 200.000 beschikbaar gesteld voor de verbouwing. Daar zat geen geld bij voor een goed audiovisueel systeem waar wel behoefte aan is. Daarom stellen wij voor om nog eens € 300.000 beschikbaar te stellen. Dit kan betaald worden uit de frictiegelden.

ICT

Modernisering ICT
De modernisering van de ICT loopt volgens planning. Op dit moment wordt de ICT-omgeving in het datacenter te Amsterdam gereed gemaakt als uitwijkvoorziening.

Gebruik mobiele apparaten (BYOD)
Het BYOD beleid is per 1 september ingegaan en de eerste medewerkers hebben inmiddels laptops en telefoons aangeschaft. Eind van dit jaar worden de vaste computers vervangen door docking stations om de apparaten te kunnen koppelen aan de beeldschermen.

Applicatielandschap
De implementatie van een aantal nieuwe applicaties, w.o. het financieel systeem, belastingensysteem en beheersysteem openbare ruimte, loopt volgens planning. Ook zijn we zelf een zaaksysteem aan het ontwikkelen en wordt de digitale handtekening breder ingevoerd in de organisatie.

Communicatie

Social intranet
Ons social intranet is een feit. Bij de ontwikkeling en introductie ervan hebben we in de vorm van een projectgroep medewerkers van alle vakafdelingen betrokken. In de maanden volgend op de introductie hebben we 15 keer een workshop gegeven om het nieuwe intranet te promoten als instrument om te netwerken en kennis te delen, en  medewerkers ermee vertrouwd te laten worden. Ongeveer 80 collega’s hebben aan de workshops deelgenomen. We hebben ook MT-leden en bestuurders getraind en hen gewezen op het belang van hun voorbeeldfunctie en hun rol van aanjager van gewenst gedrag als netwerken en kennis delen. Uit metingen die we tussen juli en september hebben gedaan blijkt dat de meeste MT- en collegeleden nauwelijks zichtbaar zijn op intranet en dat gemiddeld zo’n 35% van de medewerkers actief is op intranet. Hier is dus nog verbetering mogelijk.

Social media
Dankzij inzet van betaalde advertenties en verdere professionalisering van onze content neemt het bereik van onze facebook-pagina gestaag toe. Zowel het aantal volgers als het bereik (organisch én betaald) van onze berichten laat een stijgende lijn zien. Ook is er steeds meer interactie in de vorm van reacties op onze berichten en benaderen inwoners ons steeds vaker via dit kanaal met vragen en meldingen. In de zomermaanden hebben we een instagram-account opgezet. In 2018 gaan we een workshop volgen om deze optimaal te leren benutten.

Campagne Samen werken aan geluk.
Eind april zijn we gestart met de campagne Samen werken aan geluk. Deze campagne heeft extern tot doel om inwoners beter bekend te maken met het werk van de gemeente en de voorzieningen die tot hun beschikking staan, en hen uit te nodigen tot participatie op alle fronten. Intern heeft de campagne tot doel om medewerkers meer bewust te maken van het belang van goede communicatie met de omgeving, en hen te trainen in het vraaggericht communiceren (door het perspectief van de inwoner te verkennen). Hiervoor hebben we een methode ontwikkeld die we ‘Snelkookpan’ noemen. Deze methode wordt nu behalve voor de campagne ook regelmatig door medewerkers ingezet in andere situaties waarin vraaggericht communiceren (met de raad of binnen netwerken) van belang is.

Lezersgerichte brieven
In de periode van april tot en met september 2017 heeft team Communicatie 72 keer een schrijftraining aangeboden binnen de organisatie om collega’s vaardiger te maken in het schrijven van lezersgerichte, leesbare brieven. Ook hebben we herhaaldelijk aan het MT gevraagd brievenschrijvers te stimuleren om aan deze training deel te nemen. In de periode van april tot en met september hebben 8 collega’s van deze mogelijkheid gebruik gemaakt. Uit steekproeven blijkt dat de leesbaarheid en lezersgerichtheid van veel brieven toeneemt, maar dat nog veel verbetering mogelijk is. We blijven de trainingen aanbieden en we coachen collega’s die de training hebben gevolgd om het geleerde te helpen toepassen. Ook zijn we gestart met het redigeren van standaardbrieven (brieven die automatisch worden gegenereerd op basis van bestaande tekstblokken). In 2018 verwachten we dit af te ronden

Juridische zaken

Ten behoeve van de juridisch control en kwaliteit is een deel van de legal scans uitgevoerd. Van alle afdelingen zijn de beschikkingen getoetst en de bevindingen daaruit worden op dit moment met de afdelingen gedeeld.

Ten behoeve van het ambtelijk horen is de vereiste afvaardiging van alle afdelingen getraind en daarmee is het ambtelijk horen nu organisatiebreed ingevoerd om toegepast te worden. Alleen de afdeling Middelen, die ook zal dienen als vangnet, wordt in januari getraind.

Op de training voor de afhandeling van bezwaarschriften en de cursus procederen wordt met enthousiasme ingeschreven.

Control

Dit jaar is veel energie gestoken in het verbeteren van Control en AO/IB. Alle uit te voeren controles ten behoeve van de interim controle van de accountant zijn dit jaar tijdig afgerond. De resultaten van de interne controle van de processen zijn beter dan vorig jaar en vooral in het sociale domein zijn de verbeteringen sneller gerealiseerd dan verwacht. Daarnaast is er recentelijk een concerncontroller aangesteld om meer focus te realiseren bij verdere verbeteringen op control-gebied.